Que sont les règles de messages entrants ?
Les règles de messages entrants vous permettent d'automatiser les réponses et les actions lorsque vous recevez des SMS, des MMS, des emails, des messages vocaux ou des fax. Vous pouvez les utiliser pour envoyer des réponses automatiques, transférer des messages ou déplacer des contacts vers des listes spécifiques.
Limites des règles de messages entrants
Tout le monde aime l'automatisation. Mais, avant de commencer à configurer des centaines de règles de messages entrants, vous devez comprendre les limites de ClickSend.
Vous pouvez créer un nombre illimité de règles de messages entrants. Cependant, seules 10 règles correspondantes se déclencheront pour un seul message entrant. Tout ce qui dépasse 10 sera ignoré.
Voici comment cela fonctionne :
Pour chaque message entrant, le système parcourt vos règles, une par une, et déclenche jusqu'à 10 règles qui correspondent au message.
Pour en tirer le meilleur parti, concentrez-vous sur la création de règles spécifiques pour chaque type de message entrant. Par exemple, n'envoyez une réponse automatique que si le message contient le mot « Confirmer ». Cela permet de s'assurer que les bonnes automatisations sont déclenchées par les règles de messages entrants.
N'oubliez pas que les règles sont traitées dans l'ordre de création. Ajustez ou réorganisez les règles si nécessaire.
Comment configurer les règles de messages entrants
Suivez ces étapes pour configurer les règles de messages entrants.
Dans l'exemple ci-dessous, nous utiliserons les SMS. Vous pouvez utiliser le même processus pour configurer des règles de messages entrants pour l'email, le fax, la voix et l'article.
Connectez-vous au tableau de bord.
Cliquez sur votre nom d'utilisateur dans le coin supérieur droit. Ensuite, sélectionnez Paramètres des messages.
Cliquez sur SMS/MMS, puis sur Règles de messages entrants.
Sélectionnez Ajouter une nouvelle règle et assignez un nom de règle pour votre référence.
Choisissez le numéro dédié auquel vous souhaitez que la règle s'applique.
Ensuite, sélectionnez la condition de déclenchement, telle qu'un mot-clé spécifique dans le corps du message.
Choisissez une action, telle que move_contact.
Cliquez sur Sauvegarder pour activer votre règle.
Assurez-vous de tester chaque règle pour vous assurer qu'elle est configurée correctement.
Exemples de règles de messages entrants
Vous vous demandez comment vous pourriez utiliser les règles de messages entrants et les automatisations dans votre entreprise ? Voici quelques exemples courants pour vous aider à démarrer..
1. Collecte de prospects
Utilisez la règle CREATE_CONTACT pour ajouter automatiquement des prospects à un CRM ou à une liste de contacts lorsqu'ils envoient un mot-clé spécifique par SMS.
Exemple : Un client envoie « INFO » par SMS à votre numéro dédié, et son numéro de téléphone est sauvegardé dans votre liste « Nouveaux prospects ».
2. Support client
Utilisez le transfert de SMS pour acheminer les demandes des clients vers le personnel d'astreinte ou l'équipe support appropriés.
Exemple : Un client envoie un message à votre numéro de support, et il est instantanément transféré vers le téléphone partagé de votre équipe.
3. Campagnes marketing
Utilisez la règle MOVE_CONTACT pour segmenter les répondants engagés dans des listes ciblées pour des suivis ou des campagnes supplémentaires.
Exemple : Après avoir répondu « INTÉRESSÉ », un répondant est déplacé de la liste générale vers une liste « Prospects chauds » pour une communication personnalisée.
4. Prise de rendez-vous
Utilisez AUTO_REPLY pour confirmer les prises de rendez-vous.
Exemple : Un client envoie l'heure de son choix, et le système répond : « Votre rendez-vous est prévu pour [Heure]. Faites-nous savoir si vous devez le reprogrammer. »
5. Réponses aux enquêtes
Utilisez EMAIL_FIXED pour transférer les réponses de l'enquête vers l'email de votre équipe.
Exemple : Les clients envoient une note par SMS après un service et leurs commentaires sont envoyés à votre responsable de l'expérience client.
17. Concours et cadeaux
Utilisez CREATE_CONTACT pour capturer les détails des participants pour un concours.
Exemple : Les clients envoient « WIN » par SMS pour participer, et leurs informations sont automatiquement ajoutées à une liste de participations au concours.
7. Suivi des performances de la campagne
Utilisez le transfert d'URL pour envoyer des données SMS vers un système de suivi pour les statistiques d'emailing.
Exemple : Les messages entrants sont transférés vers Google Analytics pour évaluer les taux de conversion de la campagne.